Comment pouvons-nous vous aider ?

Depuis « Essayer gratuitement », renseignez votre entreprise et le compte administrateur, puis confirmez votre adresse e-mail avec le code reçu. Vous pouvez ensuite configurer vos horaires, vos sites et ajouter vos employés.

Dans l'application : Créer un compte

Les offres et leurs conditions sont détaillées sur la page Tarifs.

Dans l'application : Voir les tarifs

En déplacement, l'employé pointe par GPS : le rayon du lieu de travail n'est pas contrôlé, sa position réelle est enregistrée avec l'heure, la précision du GPS et l'adresse approximative. Dans Présences, la pastille « Hors site » signale un pointage GPS hors du lieu de travail ; ouvrez la ligne pour voir la carte (arrivée et départ) et ouvrir la position dans Google Maps, puis vérifiez qu'elle correspond au lieu prévu. La position n'est relevée qu'au moment du pointage, jamais en continu, et une position simulée (application de faux GPS) est refusée.

Dans l'application : Ouvrir les présences

Les pointages QR code, selfie et manuel doivent être faits dans le rayon de tolérance du site de l'employé, ou du siège s'il n'a pas de site. Au-delà, ils sont refusés et le message indique la distance. Le pointage GPS n'est pas limité (déplacements). Une position simulée est toujours refusée. Vérifiez la position GPS et le rayon du site, ainsi que les méthodes de pointage autorisées.

Dans l'application : Méthodes de pointage et rayon

Non, si la règle « Un téléphone par employé » est activée (c'est le cas par défaut). Le premier pointage lie le compte au téléphone de l'employé : un pointage depuis un autre téléphone est refusé, et un téléphone qui pointe déjà pour un collègue ne peut pas pointer pour un autre compte, même avec ses identifiants. Si l'employé change de téléphone, ouvrez sa fiche et cliquez sur « Réinitialiser » à la ligne « Téléphone de pointage » : son prochain pointage liera le nouvel appareil. Désactivez la règle si vos employés partagent un même téléphone. Avec « Confirmer l'identité à chaque pointage » (activé par défaut), l'employé confirme aussi avec Face ID, son empreinte ou le code du téléphone : il faudrait donc son téléphone et son visage, son doigt ou son code. La biométrie reste dans le téléphone ; la méthode utilisée apparaît dans le détail du pointage.

Dans l'application : Paramètres de pointage

Oui, avec une borne de pointage. Dans Paramètres › Bornes de pointage, choisissez « Borne uniquement » (ou « Les deux » pour garder le téléphone personnel, par exemple pour les déplacements), puis l'identification : badge QR, matricule + code PIN, ou les deux. Créez une borne : un code d'activation valable 48 h s'affiche. Sur le téléphone ou la tablette de l'entreprise, ouvrez l'application RH Pilote, touchez « Utiliser cet appareil comme borne de pointage » et saisissez le code, sur place (la position est vérifiée). L'employé présente son badge à la caméra (badge sur sa fiche) ou saisit son matricule et son code PIN ; la borne le salue, prend sa photo et enregistre l'arrivée ou le départ. Les photos sont visibles dans le détail du pointage. Générez les codes PIN en série depuis la page des bornes, ou un par un depuis la fiche de l'employé. Pour quitter le mode borne, appuyez longuement sur le nom de la borne et saisissez le code de l'appareil. Conseil : activez l'accès guidé (iPhone, iPad) ou l'épinglage d'écran (Android) pour que l'appareil reste sur la borne.

Dans l'application : Bornes de pointage

Activez « Pointer la pause déjeuner » dans Paramètres › Pointage et indiquez la pause autorisée (60 min par défaut ; pour un horaire en journée coupée, la coupure prévue fait foi). Dans l'application, une fois l'arrivée pointée, l'employé touche « Partir en pause déjeuner », puis glisse pour pointer son retour ; sur une borne, il choisit « Pause déjeuner » ou « Départ » après s'être identifié, et le retour est proposé automatiquement. Le départ ne peut pas être pointé pendant une pause. Le temps de pause est retiré du temps travaillé et des heures supplémentaires ; un rappel part 5 minutes avant la fin de la pause autorisée ; un dépassement apparaît dans la feuille du jour (« pause 1 h 16 (+16 min) ») et dans l'export des présences. Les RH corrigent ou ajoutent des pauses depuis « Corriger » ou le pointage manuel (3 pauses au plus par jour).

Dans l'application : Paramètres de pointage

Oui, dès que le pointage GPS est activé pour votre entreprise. Après le début de sa journée, l'employé touche « Arrivée chez un client » en arrivant sur place, puis glisse pour pointer son départ de ce lieu quand il repart ; il recommence chez le client suivant, autant de fois que nécessaire, avant de pointer la fin de sa journée. Il n'y a aucune liste de clients à tenir : chaque arrivée et chaque départ enregistrent la position GPS précise, sa précision et l'adresse (fournie par le téléphone, ou retrouvée par le serveur pour un pointage sans réseau). Dans la feuille du jour, un badge indique le nombre de visites ; le détail montre la chronologie (heures, durée sur place, trajet entre deux lieux) et la carte de chaque lieu. Présences › Visites liste toutes les visites d'une période, par employé, avec export CSV (adresse, coordonnées, précision).

Dans l'application : Visites

Fixez la règle dans Paramètres › Pointage : la durée autorisée (60 min par défaut) et, si vous le souhaitez, la plage où la prendre (par exemple entre 12:00 et 14:00). L'employé choisit son heure : à 12:00, 12:40 ou 13:15, tant qu'il reste dans la plage et dans la durée. Un horaire peut avoir sa propre règle (Paramètres › Horaires) ; en journée coupée, la coupure entre deux plages fait foi. Chaque journée est contrôlée : durée dépassée, pause commencée avant la plage, retour après la plage, pause non pointée (journée de plus de 6 h sans pause). Présences › Pauses donne le taux de respect, le classement des employés et le détail des écarts sur la période, avec export CSV ; un retour tardif au-delà de la tolérance de l'horaire vous est notifié (« Retour de pause tardif », réglable dans vos préférences). L'employé est prévenu avant de partir hors de la plage et reçoit un rappel 5 minutes avant la fin de sa pause.

Dans l'application : Respect des pauses

Oui, si « Pointage hors ligne » est activé dans Paramètres › Pointage (c'est le cas par défaut). Sans réseau, l'application garde le pointage sur le téléphone et l'envoie automatiquement dès que le réseau revient. Il est daté de l'heure où l'employé a pointé, pas de l'heure d'envoi : le retard est calculé sur cette heure. Le QR code d'entrée est reconnu sans réseau. À l'envoi, toutes les règles s'appliquent (rayon, QR code, téléphone de l'employé, abonnement) : un pointage refusé est signalé à l'employé. Un pointage envoyé plus de 24 h après (délai réglable de 1 à 72 h) est refusé. Dans la feuille du jour, ces pointages portent le badge « Hors ligne », avec leur heure de réception dans le détail.

Dans l'application : Paramètres de pointage

Un employé est en retard s'il arrive après le début de sa première plage de la journée plus la tolérance, un jour travaillé. Il suit l'horaire par défaut de l'entreprise, sauf s'il a un horaire spécifique. Modifier un horaire ne recalcule pas les pointages déjà enregistrés : corrigez-les si besoin.

Dans l'application : Horaires spécifiques

Dans Paramètres › Horaires, onglet « Horaires », créez un horaire spécifique et saisissez les plages jour par jour : jusqu'à trois plages par jour (ex. 08:00–12:00 puis 14:00–18:00), des heures différentes selon le jour (samedi 08:00–12:00), une plage de nuit dont la fin tombe le lendemain (22:00–06:00), et jusqu'à quatre semaines qui s'enchaînent (semaine du matin, semaine de l'après-midi). L'employé pointe une arrivée et un départ par journée : la pause prévue entre deux plages n'est pas comptée comme temps de travail, et le départ d'une nuit se pointe le lendemain matin. Les rappels de pointage suivent les heures du jour.

Dans l'application : Horaires spécifiques

Oui. Les jours travaillés viennent de son horaire, qui peut inclure le samedi et le dimanche (Paramètres › Horaires). En plus, sur la fiche de l'employé, « Jours de repos » permet de choisir ses jours de repos de chaque semaine (par exemple le mercredi) et d'ajouter des repos ponctuels datés (repos compensateur, échange de jour). Ces jours-là, il n'est pas compté absent, ne reçoit pas de rappel de pointage, n'est pas en retard s'il vient quand même, et un congé ne les décompte pas. La feuille du jour les affiche comme « Repos », avec le motif.

Dans l'application : Employés

Dans Paramètres › Horaires, onglet « Groupes », créez un groupe (Groupe 1, Équipe de nuit…), choisissez son horaire et ajoutez ses membres, avec une date de début et, si besoin, une date de fin (raccourcis « 1 semaine », « 2 semaines »). Un employé peut appartenir à plusieurs groupes en même temps, par exemple « Semaine » (lundi au vendredi) et « Samedi » : chaque jour suit le groupe dont l'horaire travaille ce jour-là. Sans date de fin, choisissez « S'ajoute à ses groupes » ou « Remplace son groupe habituel » (pour changer un employé de groupe : les précédents s'arrêtent la veille). Avec une date de fin, l'horaire est temporaire : il passe devant l'horaire habituel pendant sa période, puis l'horaire habituel reprend automatiquement le lendemain de la fin. Si deux horaires travaillent le même jour, celui qui a commencé le plus récemment s'applique. Changer l'horaire d'un groupe l'applique à ses membres à partir de la date indiquée ; les pointages déjà enregistrés gardent l'horaire de l'époque. La fiche de l'employé indique son horaire du jour et, s'il est temporaire, celui qui reprend ensuite.

Dans l'application : Horaires spécifiques

Dans Présences, ouvrez le menu « ⋯ » de la ligne puis « Corriger ». Le motif est obligatoire. Le retard, la durée et les heures supplémentaires sont recalculés, et l'ancienne valeur reste visible dans l'historique du pointage. Corriger des heures demande la permission « Choisir et corriger les heures de pointage » (voir la question suivante).

Dans l'application : Ouvrir les présences

Pas par défaut. Avec « Gérer les présences », il pointe pour un employé uniquement à l'heure actuelle (« Pointer pour un employé », ou « Pointer son arrivée / son départ maintenant » sur la ligne de l'employé) : l'heure affichée est verrouillée, le motif est obligatoire, sa position est vérifiée (il doit être sur le lieu de travail de l'employé) et son nom reste dans l'historique du pointage. Avec la permission « Pointer pour un employé à distance » (l'administrateur l'a toujours et peut l'accorder), la position n'est pas demandée : le pointage est accepté depuis n'importe où, n'enregistre aucune position et porte le badge « À distance » dans la feuille du jour. Choisir une autre heure ou un autre jour, et corriger les heures d'un pointage, demandent la permission « Choisir et corriger les heures de pointage » : l'administrateur l'accorde dans Paramètres › Rôles & permissions, à un rôle ou à une personne. L'administrateur l'a toujours.

Dans l'application : Rôles & permissions

La feuille de présence liste tous les employés attendus, qu'ils aient pointé ou non. Changez de jour avec les flèches ou le calendrier et utilisez l'onglet « Absents ». Pour un oubli de pointage, choisissez « Pointer pour cet employé ».

Jour par jour, avec les mêmes règles que la feuille de présence et la fiche employé : chaque jour travaillé de l'horaire de l'employé, depuis son embauche et jusqu'à aujourd'hui, compte comme présent, en retard ou absent (aucun pointage). Les congés approuvés, les jours de repos et les jours à venir ne comptent pas. Taux de présence = jours travaillés ÷ (jours travaillés + absences) ; taux de ponctualité = jours sans retard ÷ jours travaillés. Dans le rapport de congés, une demande à cheval sur deux périodes ne compte que pour ses jours compris dans la période.

Dans l'application : Ouvrir les rapports

Seuls les jours où l'employé aurait travaillé sont décomptés : ceux de son horaire, moins ses jours de repos. Un samedi travaillé compte, un mercredi de repos ne compte pas ; il n'y a pas de règle « du lundi au vendredi ». Le nombre de jours s'affiche avant l'envoi de la demande. Une demi-journée compte 0,5 jour, uniquement pour les types qui l'autorisent (par exemple Permission). Les jours en attente de validation sont réservés sur le solde.

Maladie, maternité/paternité, permission et absence exceptionnelle sont « sans plafond » par défaut : leur durée dépend de la situation (certificat médical, naissance, démarche, événement familial) et chaque demande est validée par les RH. Les jours sont comptés (« jours pris cette année ») mais une demande n'est jamais refusée faute de solde. Seul le congé annuel garde un nombre de jours par an, ajustable employé par employé. Pour plafonner un type, indiquez un nombre de jours dans la politique de congés (0 = sans plafond).

Dans l'application : Politique de congés

Dans Congés, onglet Soldes, choisissez l'année puis « Initialiser les soldes ». Chaque employé actif reçoit le nombre de jours de la politique de congés. Les jours non pris sont reportés pour les types qui l'autorisent. Les soldes existants ne sont pas modifiés.

Dans l'application : Ouvrir les congés

Oui, tant qu'il n'est pas terminé : onglet « Tous les congés », bouton « Annuler ». Les jours sont rendus au solde et l'annulation est tracée avec son motif.

Dans Paramètres › Politique de congés, cliquez sur « Nouveau type ». Les soldes de l'année en cours sont créés automatiquement. Un type déjà utilisé ne peut pas être supprimé : désactivez-le pour conserver l'historique.

Dans l'application : Politique de congés

Dans Employés, cliquez sur « Importer CSV » et téléchargez le modèle. Les départements doivent déjà exister. L'analyse montre ligne par ligne ce qui sera créé, mis à jour ou refusé, et rien n'est enregistré avant la confirmation. Un fichier exporté peut être réimporté.

Dans l'application : Ouvrir les employés

Le bouton « Renouveler le contrat » apparaît sur la fiche de l'employé à l'approche de la date de fin. Un rappel est envoyé 30 jours et 7 jours avant la fin, puis le jour même. L'historique des contrats reste visible sur la fiche.

Il permet de pointer par scan lorsque le mode QR Code est activé. Il s'imprime depuis la fiche employé. En cas de perte, « Régénérer » rend l'ancien badge inutilisable.

Votre plan fixe un nombre maximum d'employés, inactifs compris. Supprimez les employés qui ont quitté l'entreprise (leur historique est conservé) ou contactez le support pour changer de plan.

L'administrateur a tous les droits. Les droits des rôles RH et Manager sont réglables dans Rôles & permissions, et chaque utilisateur peut avoir des permissions personnalisées. Les menus et boutons non autorisés sont masqués.

Dans l'application : Rôles & permissions

Dans Paramètres › Notifications, activez ou désactivez chaque événement, dans l'application ou par e-mail. Vous n'êtes jamais notifié de vos propres actions.

Dans l'application : Préférences de notification

Dans Mon profil › Sécurité, cliquez sur « Activer », scannez le QR code avec Google Authenticator ou Microsoft Authenticator, puis saisissez le code à 6 chiffres. Ce code est ensuite demandé à chaque connexion.

Dans l'application : Mon profil

Dans Abonnement, choisissez l'offre, mensuelle ou annuelle, et le moyen de paiement (Orange Money, MTN, Moov, Wave ou carte bancaire selon votre pays), puis payez sur la page sécurisée de Paiement Pro. L'offre s'active dès la confirmation du paiement. Un renouvellement fait avant l'échéance s'ajoute à la fin de la période en cours. Seules les personnes autorisées à gérer l'abonnement voient cet écran.

Dans l'application : Ouvrir l'abonnement

Oui, lorsque RH Pilote le propose : dans Abonnement, choisissez l'offre et la périodicité, ouvrez « Payer par chèque ou virement », suivez les instructions (ordre du chèque, adresse, coordonnées bancaires) puis déclarez votre paiement avec le numéro du chèque. Votre abonnement est activé dès l'encaissement : vous êtes prévenu par notification et le reçu apparaît dans l'historique. Vous pouvez aussi remettre votre chèque directement à l'équipe RH Pilote, qui l'enregistre pour vous.

Dans l'application : Ouvrir l'abonnement

Des rappels sont envoyés 7, 3 et 1 jour avant l'échéance. Après la fin d'une période payée, l'accès est maintenu quelques jours pour renouveler. Ensuite, l'espace est suspendu jusqu'au paiement : seuls le profil et l'écran Abonnement restent accessibles. Vos données sont conservées.

Dans Mon profil, la liste des sessions actives permet de déconnecter un appareil ou tous les autres. Changer de mot de passe déconnecte aussi les autres appareils.