Données personnelles

Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées par RH Pilote, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site public et à la plateforme.

Les traitements sont réalisés conformément à la loi ivoirienne n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel et, lorsqu'il s'applique, au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Qui est responsable ?

RH Pilote intervient dans deux rôles différents :

Pour les visiteurs du site, les prospects, les abonnés à la newsletter et les comptes des utilisateurs de la plateforme, RH Pilote est responsable du traitement.
Pour les données des employés gérées dans la plateforme, l'entreprise cliente (l'employeur) est responsable du traitement. RH Pilote agit comme sous-traitant : il traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les instructions de l'entreprise.

Siège : Abidjan, Côte d'Ivoire. Contact : contact@pilote-rh.com.

2. Données collectées

Sur le site public :

formulaire de contact : nom, prénom, adresse e-mail, entreprise, téléphone et taille de l'entreprise (facultatifs), sujet, message et adresse IP ;
newsletter : adresse e-mail, page d'inscription, dates d'inscription et de désabonnement, adresse IP.

Pour les utilisateurs de la plateforme (administrateurs, RH, managers) :

identité et coordonnées professionnelles, rôle et permissions ;
mot de passe (enregistré sous forme chiffrée, jamais en clair) et, si elle est activée, clé de double authentification ;
sessions de connexion : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, dates d'activité ;
préférences de notification, tickets de support et échanges avec l'équipe.

Pour les employés, selon ce que l'entreprise cliente saisit ou active :

identité, coordonnées, matricule, département, site, poste, contrat et horaires ;
pointages : heures d'arrivée et de départ, retards, heures travaillées, corrections et leur motif ;
position GPS au moment du pointage, pour vérifier qu'il est effectué dans la zone autorisée ;
pour un pointage par GPS (déplacement, visite client, prospection) : position réelle, précision du GPS et adresse approximative du pointage d'arrivée ou de départ, sans contrôle de distance, consultables par les responsables habilités de l'entreprise. Il en va de même pour chaque arrivée et chaque départ d'un lieu de visite (client, prospect) pointés pendant la journée. Quand le téléphone n'a pas pu fournir l'adresse (pointage sans réseau), le serveur la retrouve à partir des coordonnées auprès du service de cartographie OpenStreetMap (Nominatim) : seules les coordonnées lui sont transmises, sans nom ni identifiant. Aucune position n'est relevée en dehors des pointages ;
photo prise au moment du pointage, uniquement si le mode selfie est activé par l'entreprise ;
borne de pointage (appareil de l'entreprise, si elle en utilise) : matricule et code PIN (conservé chiffré, jamais lisible) ou badge QR personnel pour identifier l'employé, et photo de la personne prise à chaque pointage, consultable par les responsables habilités pour vérifier qu'aucun collègue ne pointe à sa place. Aucune donnée biométrique n'est calculée ni conservée : la photo n'est pas analysée. Sans réseau, la borne garde ces pointages et la liste des employés (nom court, matricule, empreinte non réversible du badge) le temps de les envoyer ;
demandes de congé, motifs, soldes et justificatifs joints ;
application mobile : jeton de notification de l'appareil (fourni par le système du téléphone) et nom de l'appareil, pour envoyer les notifications push. Ils sont supprimés à la déconnexion.
application mobile : identifiant technique du téléphone utilisé pour pointer, avec son modèle (par exemple « iPhone 15 »), si l'entreprise a activé la règle « un téléphone par employé ». Il sert uniquement à empêcher qu'un collègue pointe à la place de l'employé ; ce n'est pas un identifiant publicitaire et il ne permet aucun suivi. Les responsables habilités voient le modèle et les dates d'utilisation, et peuvent lever la liaison en cas de changement de téléphone.
application mobile, pointage hors ligne (si l'entreprise l'autorise) : sans réseau, le pointage (heure, position, méthode, photo éventuelle) est conservé dans l'espace chiffré de l'application sur le téléphone jusqu'à son envoi, au plus tard dans le délai fixé par l'entreprise (24 h par défaut), puis effacé du téléphone. L'application garde aussi les informations de l'écran de pointage (horaire, lieu de travail, empreinte non réversible des QR codes d'entrée) pour reconnaître le lieu sans réseau ; elles sont effacées à la déconnexion.

Les justificatifs peuvent contenir des données de santé (par exemple un certificat médical). Ils ne sont accessibles qu'aux utilisateurs autorisés de l'entreprise.

Autorisations de l'application mobile RH Pilote : elle demande uniquement

la localisation précise, au moment du pointage seulement, pour vérifier que l'employé se trouve sur son lieu de travail (ou, pour un pointage GPS, pour enregistrer le lieu du pointage). Une position signalée comme simulée par le téléphone est refusée. L'application n'accède jamais à la position en arrière-plan et ne suit pas les déplacements ;
la caméra, pour scanner le QR code affiché à l'entrée du lieu de travail et, si l'entreprise l'a activé, prendre la photo de présence ;
Face ID, l'empreinte ou le code du téléphone, si l'entreprise l'a activé, pour confirmer l'identité de l'employé avant chaque pointage. La vérification est faite entièrement par le téléphone : aucune donnée biométrique n'est transmise ni conservée par RH Pilote, seule la méthode utilisée (biométrie ou code) est enregistrée sur le pointage ;
l'envoi de notifications, facultatif, pour prévenir l'employé (réponse à une demande de congé, rappel de pointage…).

Chaque autorisation peut être retirée à tout moment dans les réglages du téléphone. L'application ne contient aucune publicité et aucun outil de mesure d'audience.

3. Pourquoi ces données sont utilisées

Fournir le service : pointage, gestion des congés, rapports, notifications (exécution du contrat avec l'entreprise cliente).
Sécuriser les comptes : authentification, détection des connexions, historique des sessions (intérêt légitime et obligation de sécurité).
Répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact ou le support (mesures précontractuelles ou exécution du contrat).
Envoyer la newsletter aux personnes qui s'y sont inscrites (consentement, retirable à tout moment).
Respecter nos obligations légales, notamment comptables pour la facturation.

Aucune donnée n'est vendue. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n'est prise sur la base de ces données.

4. Durées de conservation

Données de la plateforme (utilisateurs et employés) : pendant la durée de l'abonnement de l'entreprise. À la fin du contrat, l'entreprise peut les exporter, puis elles sont supprimées, sauf obligation légale de conservation.
Messages du formulaire de contact : 3 ans à compter du dernier échange.
Newsletter : jusqu'au désabonnement. L'adresse d'un désabonné peut être conservée pour s'assurer qu'il ne reçoive plus d'envoi, ou supprimée sur demande.
Données de facturation : pendant la durée imposée par la réglementation comptable.

5. Qui a accès aux données ?

Les utilisateurs autorisés de l'entreprise cliente, selon leurs rôles et permissions. Les données d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre entreprise.
L'équipe RH Pilote habilitée, uniquement lorsque c'est nécessaire au support, à la maintenance ou à la sécurité.
Nos prestataires techniques, dans la limite de leur mission : hébergement (notre prestataire d'hébergement) et envoi des e-mails.

Si certains prestataires sont situés hors de Côte d'Ivoire, les transferts sont encadrés par des garanties appropriées, conformément à la réglementation.

6. Sécurité

Les échanges avec la plateforme sont chiffrés. Les mots de passe sont chiffrés, la double authentification est disponible, les sessions peuvent être consultées et fermées à distance, et chaque entreprise ne voit que ses propres données. Les corrections de pointage sont historisées avec leur auteur et leur motif.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition pour motif légitime et de suppression de vos données, dans les conditions prévues par la loi.

Employé d'une entreprise cliente : adressez-vous d'abord à votre employeur, responsable du traitement. Nous l'aiderons à répondre à votre demande.
Visiteur, prospect, abonné ou utilisateur : écrivez-nous à contact@pilote-rh.com.
Newsletter : utilisez le lien de désabonnement présent dans chaque e-mail.

Une réponse vous est apportée dans les meilleurs délais. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI).

8. Cookies

L'utilisation des cookies et du stockage du navigateur est détaillée dans la Politique de cookies.

9. Modifications

Cette politique peut évoluer pour refléter les changements du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.